Codzienne obowiązki sprawiają, że niewielu przedsiębiorców ma czas, aby zastanowić się nad tym, czy naprawdę mają pod kontrolą obieg dokumentów w firmie. Tymczasem ma to kluczowe znaczenie dla funkcjonowania ich biznesu. Archiwizacja dokumentacji to zabezpieczenie kapitału informacyjnego firmy, jej reputacji, a często także fundament dalszego rozwoju. Dowiedz się, jak powinna wyglądać profesjonalna archiwizacja w Twojej firmie.

Archiwizacja dokumentacji – filar bezpieczeństwa informacji

Dokumenty są nośnikiem najważniejszych informacji w biznesie — umów, danych pracowników, raportów finansowych czy decyzji zarządczych. Bez właściwego systemu ich przechowywania organizacja naraża się na poważne konsekwencje: od wycieku danych przez utratę kluczowych informacji, aż po naruszenia przepisów prawa.

Archiwizacja dokumentacji to uporządkowane i zgodne z przepisami przekazanie zamkniętych spraw do archiwum w celu ich bezpiecznego przechowywania. To także kontrola nad tym, kto, kiedy i w jaki sposób ma dostęp do określonych informacji.

Rodzaje dokumentacji a strategia archiwizacji


Archiwizacja nie wygląda tak samo dla każdego rodzaju dokumentu. Innych zasad wymaga dokumentacja kadrowa, innych księgowa czy medyczna. Każdy z tych obszarów wiąże się z odmiennym poziomem wrażliwości danych, a co za tym idzie – z różnym stopniem odpowiedzialności.

Przykładowy okres przechowywania:

  • Akta pracownicze – 50 lat od zakończenia pracy (lub 10 lat przy spełnieniu warunków elektronicznego raportowania do ZUS).
  • Dokumenty ZUS:
    – zgłoszeniowe: przez cały okres istnienia firmy
    – rozliczeniowe: 10 lat
    – płatnicze: do czasu potwierdzenia zobowiązań podatkowych lub emerytalnych.
  • Dokumenty podatkowe (faktury, deklaracje) – 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności.
  • Akta BHP:
    – zwykłe wypadki: 10 lat
    – wypadki śmiertelne i zbiorowe: 25 lat.
  • Inne dokumenty:
    – wnioski urlopowe i listy obecności: 2 lata
    – reklamacje i rękojmia: 1 rok od rozliczenia
    – inwentaryzacja i plany kont: 5 lat
    – karty wynagrodzeń: minimum 5 lat
    – dokumenty szkolne: 50 lat od ukończenia nauki.

Jak wdrożyć bezpieczny system archiwizacji?

Bez wsparcia ekspertów archiwizacja dokumentacji potrafi być udręką — łatwo się pogubić, gdy nie wiadomo, od czego zacząć, a dokumentów co miesiąc przybywa. EkoAkta oferują dedykowane rozwiązania dopasowane do branży, aktualnego stanu dokumentacji i potrzeb klienta.

Proces rozpoczyna się od analizy istniejącego obiegu dokumentów. Kolejny etap dotyczy archiwizacji fizycznej bądź digitalizacji akt i wprowadzeniu ich do cyfrowego systemu zarządzania dokumentami. Wdrożenie jest łatwe, bo nie robisz tego sam, szybkie, bo zajmują się tym osoby o odpowiednich kwalifikacjach i bezpieczne, gdyż jest zgodnie z przepisami RODO.

Zalety outsourcingu archiwizacji dokumentów

Zlecenie archiwizacji zewnętrznemu partnerowi to realne usprawnienie codziennej pracy. Dzięki współpracy z profesjonalistami zyskujesz szybszy i bezpieczniejszy obieg dokumentów, ale też spójny system ich segregacji i oznaczania, który ułatwia poruszanie się po firmowym archiwum.

Otrzymasz gotowe procedury zgodne z przepisami prawa, co minimalizuje ryzyko kar, a Twoi pracownicy zostaną przeszkoleni i wyposażeni w instrukcję kancelaryjną. Efekt? Oszczędność czasu, pieniędzy i więcej przestrzeni w biurze.

Jeśli nie chcesz samodzielnie zajmować się archiwizacją, szkolić personelu i dostosowywać przestrzeni firmy (lub przestrzeń ta jest zbyt mała), skontaktuj się z ekspertami w zakresie archiwizacji dokumentów i dowiedz się, jak mogą wesprzeć Cię w przechowywaniu, zarządzaniu i optymalizacji archiwum w Twojej firmie.