Dokumenty nie powinny znajdować się w zasobach Twojej firmy zbyt krótko ani za długo. W zależności od ich rodzaju obowiązują różne okresy przechowywania. Jeśli zniszczysz je za szybko, grożą Ci sankcje finansowe, a kiedy trzymasz je w archiwach zbyt długo, ponosisz zbędne, związane z tym koszty i narażasz firmę na wyciek danych, za co również grożą sankcje finansowe i prawne. Dlatego w odpowiednim momencie zadbaj o ich utylizację. Czy wiesz, jak zniszczyć dokumenty i dane zgodnie z prawem, bez konieczności inwestowania we własny sprzęt? Sprawdź, z kim się skontaktować, jeśli prowadzisz biznes w Szczecinie.

Kiedy trzeba zniszczyć dokumenty?

Okresy przechowywania wynikają z przepisów prawa krajowego i są odmienne w zależności od typu dokumentacji. Inne regulacje obowiązują dla dokumentów związanych z ZUS-em, a inne – dla dokumentów księgowych. Przykładowo, faktury musisz zachować najczęściej przez 5 lat, a listy płac czy karty wynagrodzeń – nawet 50 lat. Jeśli prowadzisz archiwum, kontroluj terminy, aby uniknąć nieporządku w aktach i efektywniej zarządzać dokumentacją.

Jeśli nie chcesz zajmować się archiwizacją i niszczeniem dokumentów osobiście, zleć te czynności Rhenus Office Systems Poland. Dzięki usługom tej firmy masz pewność, że dokumenty zostaną sklasyfikowane zgodnie z przepisami prawa i będą przechowywane przez odpowiedni czas. Dokładną ofertę znajdziesz na stronie marki https://www.rhenus-office.pl. Możesz również zlecić samo niszczenie dokumentów.

Utylizacja danych w Szczecinie

Szczecin przyciąga przedsiębiorców m.in. strategicznym położeniem i dynamicznie rozwijającą się strukturą. Według danych Głównego Urzędu Statycznego w maju 2025 roku było tam zarejestrowanych ponad 70 tys. firm. Twoja firma także działa na terenie Szczecina? W takim razie w kwestii niszczenia dokumentów możesz znaleźć tu idealnego partnera biznesowego.

Jak zorganizować niszczenie dokumentów?

Odpowiedzią na Twoje potrzeby jest oferta wspomnianej firmy Rhenus Office Systems Poland. Jej pracownicy zapakują akta do specjalnych pojemników i przewiozą do swojej siedziby (lub zniszczą je bez konieczności ich transportu — jest to usługa niszczenia mobilnego). Firma działa zgodnie z normą ISO 21964, która reguluje kwestie związane z niszczeniem dokumentów. Masz pewność, że nie dojdzie do wycieku danych, a wszystkie dane będą strzeżone. Rhenus Office Systems Poland posiada nowoczesne niszczarnie, które mogą zniszczyć nawet do 15 ton dokumentacji na dobę.

Niszczarnie te są wyposażone m.in. w kontrolę dostępu osób i pojazdów, wideomonitoring, systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy, o czym dowiesz się m.in. tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/szczecin/.

Po utylizacji otrzymasz specjalny certyfikat, który potwierdza realizację procesu. A co z danymi zapisanymi w pamięci urządzeń elektronicznych?

Niszczenie dysków w Szczecinie – jak się odbywa?

Rhenus Office Systems Poland może się zająć również i tym. Firma oferuje kompleksową usługę niszczenia dysków twardych. To jedyny sposób, aby zapewnić, że wszystkie dane zostaną usunięte w sposób nieodwracalny. Jak to przebiega?

Rhenus Office Systems Poland monitoruje każdy krok procesu. Firma odbiera od Ciebie nośniki danych, rejestruje je i ewidencjonuje. Następnie dyski są niszczone za pomocą zaawansowanych maszyn, które rozdrabniają je na małe kawałki. Na koniec otrzymasz certyfikat, że niszczenie odbyło się zgodnie z wymaganiami prawa. To dokument, którego będziesz potrzebować podczas audytów i jako potwierdzenie wykonania tego zgodnie z RODO. Poznaj szczegóły tej usługi: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dyskow/szczecin/.