Coraz częściej firmy zatrudniające wielu pracowników używają elektronicznych systemów do rejestracji oraz ewidencji czasu pracy. Pracownicy posługują się np. kartami magnetycznymi, by zarejestrować swoją obecność w miejscu pracy, a ta informacja trafia do pracodawcy lub osób zajmujących się sprawami kadrowymi. W podobny sposób pracownik podejmuje inne czynności związane z zatrudnieniem jak chociażby wysłanie wniosku urlopowego. Zobacz, jak złożyć go w wersji elektronicznej.

Czy wersja elektroniczna wniosku urlopowego jest zgodna z przepisami?

Powszechnie obowiązujące przepisy prawne w Polsce nie regulują formy, w jakiej należy składać wniosek o urlop. Dopuszczalne jest doprecyzowanie tej kwestii w wewnątrzzakładowych regulacjach i stosowane praktyki u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy pracodawca powinien uwzględnić przy wnioskach urlopowych ustalony wcześniej plan urlopów, tak aby zapewnić normalny tok pracy. W przepisach nie ma konkretnego wzoru wniosku o urlop, zatem uznaje się, że zarówno wnioski urlopowe, jak i cały system zarządzania takimi wnioskami, może odbywać się elektronicznie.

Co zawiera wniosek urlopowy?

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom wniosek urlopowy nie musi już być zawsze składany na piśmie. Wystarczy zalogowanie się do swojego profilu na komputerze albo aplikacji mobilnej i wypełnienie kilku przygotowanych pól. Zarówno pracownik, jak i przełożony mają szybki dostęp do bieżących oraz zrealizowanych już wcześniej urlopów, dzięki czemu można stale kontrolować ilość dni wolnych do wykorzystania, a także odpowiednie rozplanowanie pozostałych dni. Przykładowo wniosek urlopowy na inewi.pl można wydrukować, dzięki czemu mając wniosek z podpisem i zgodą przełożonego, posiadamy potwierdzenie udzielenia urlopu. Standardowo wniosek o urlop zawiera imię i nazwisko pracownika, data i miejsce sporządzenia wniosku, stanowisko pracy, daty, w których pracownik chciałby mieć urlop, określenie rodzaju urlopu, a na końcu miejsce na podpis. Więcej szczegółów można znaleźć w artykule: Wniosek urlopowy - jak powinien wyglądać?.

Elektroniczne wnioski urlopowe - komfort dla pracownika i pracodawcy

Dzięki systemom obsługującym elektroniczne wnioski urlopowe komunikacja między pracownikiem a pracodawcą jest o wiele bardziej usprawniona. Przesłany wniosek w trybie natychmiastowym trafia do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie, zgodnie ze strukturą organizacyjną funkcjonującą w konkretnej firmie. Każda osoba jako zarejestrowany użytkownik w systemie ma już przypisane swoje dane osobowe, dział, zajmowane stanowisko i dane przełożonego. Proces wnioskowania o urlop najczęściej polega tylko na określeniu rodzaju urlopu i wskazaniu jego terminu. Dobrze widoczne są także aktualne dane o pozostałej ilości dni urlopu wypoczynkowego oraz na żądanie. Zaakceptowany przez przełożonego wniosek trafia do działu kadr, gdzie jest on rejestrowany. Etapem końcowym jest odbycie urlopu przez pracownika.