W czasie pandemii koronawirusa cyfryzacja bardzo przyspieszyła. Wymiana dokumentów wygląda już zupełnie inaczej, część procesów została zautomatyzowana, a wiele firm wdrożyło model pracy zdalnej lub hybrydowej. Czy wszystkie przedsiębiorstwa były gotowe na takie zmiany? Nie. Eksperci przyznają jednak, że model dostosowywania się do działalności w trybie pandemii został przez przedsiębiorców przyjęty dość dobrze i rynek w dużej mierze zrozumiał, że od cyfryzacji i Gospodarki 4.0 po prostu nie ma ucieczki.


Dyskusja na ten temat odbyła się podczas ostatniego WEBINARU LIVE Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości w Szczecinie. Gośćmi Michała Kaczmarka byli: dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz, prof. ZUT, prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni; Ewelina Chudy, Head of the Product Management Team Asseco Data Systems; Jolanta Durasiewicz, Dyrektor CUP ds. procesów wyspecjalizowanych HR i wsparcia biznesu w firmie Impel oraz Jakub Czyżykowski, Partner Zarządzający w firmie Sente.

„Plan cyfryzacji przyspieszył. Jakbyśmy wsiedli do Pendolino”

Pandemia koronawirusa w wielu firmach przyspieszyła procesy cyfryzacji i informatyzacji. To oczywiste, że do pracy zdalnej potrzebne jest odpowiednie przygotowanie. Mnóstwo przedsiębiorstw nie było gotowych na pracę hybrydową, elektroniczny obieg dokumentów, elektroniczny podpis czy np. organizowanie spotkań i konferencji online. Jak mówią eksperci, na początku panował chaos, ale każdy kolejny tydzień rewolucji przynosił akceptację, a także wiele pozytywnych doświadczeń płynących z funkcjonowania w trybie online. Cyfrowa rewolucja sprawiła, że obecnie jesteśmy w miejscu, w którym niektóre firmy planowały być za kilka lat.

– Pandemia koronawirusa spowodowała, że długofalowy plan cyfryzacji przyspieszył. To tak jakbyśmy wsiedli do rollercoastera albo Pendolino. Przy cyfryzacji ważne są refleksja i stworzenie pewnego planu transformacji cyfrowej. Nie można cyfryzować wszystkiego i za wszelką cenę, bo jest to nieefektywne. Pandemia jest akceleratorem wszelkich zmian, które teraz się dzieją – mówi dr hab. inż. Krzysztof Pietrusewicz, prof. ZUT, prorektor ds. organizacji i rozwoju uczelni.

– Poziom cyfryzacji nie jest jeszcze zadowalający w polskich firmach. To kwestia także edukacji. W marcu 2020, w przeddzień pandemii, opublikowaliśmy jako Asseco Data Systems raport dotyczący rozwiązań paperless w biznesie. Mimo tego, że ponad 90% badanych wiedziało, czym jest podpis elektroniczny, to i tak większość nie była kompletnie przygotowana do wdrażania procesów cyfrowych. Kiedy zderzyliśmy się z pandemią, to pewne procesy musiały przyspieszyć – zauważa Ewelina Chudy z firmy Asseco Data Systems.

Cyfryzacja nie jest tania. Wymaga także ludzi, którzy będą rozumieć jej potrzebę

Co cyfryzować? Co określić jako priorytet? Co może pozostać w obecnej formule? Skomplikowanych zagadnień w temacie cyfryzacji nie brakuje.

– Nie ma uniwersalnego przepisu na cyfryzację. Szczegóły muszą być wypracowane na bazie potrzeb i oczekiwań firmy i jej klientów. Stawiamy na komunikację między działami firmy. Oczekujemy od ich liderów takiego przygotowania procesów operacyjnych, by systemy były efektywne, a jednocześnie zrozumiałe dla zespołów oraz klientów. Tutaj musi nastąpić wysoka synchronizacja – mówi Jolanta Durasiewicz, Dyrektor ds. procesów wyspecjalizowanych HR i wsparcia biznesu w firmie Impel. – Cyfryzacja może budzić pewne wątpliwości. Mowa o pewnych kosztach finansowych, które trzeba ponieść. Pracownicy bardzo często boją się, że nowa technologia czy roboty po prostu ich zastąpią. W Polsce jeszcze nie do końca potrafimy czerpać z możliwości technologii. Efekt końcowy to innowacyjność, nie można budować innowacyjności bez pieniędzy, ale i bez ludzi. To wszystko wymaga współpracy i optymalnych rozwiązań – dodaje.

Czy firmy z sektora MŚP są gotowe na cyfryzację?

Firmy informatyczne w czasie pandemii przekonywały przedsiębiorców do zakupu systemów umożliwiających pracę zdalną i np. organizację wideokonferencji. Czy można korzystać z uniwersalnych rozwiązań, czy lepiej zainwestować w „rozwiązania szyte na miarę”?

– Wiele firm z sektora MŚP musiało przenieść pracowników z biura do domu, ale otrzymywaliśmy też sygnały od firm, które nie zrobiły tego z powodu braku możliwości technicznych. Praca zdalna więc nie była tak powszechna, jak może się wydawać. Jeżeli chodzi o cyfryzację, to obserwuję trendy związane nie tylko z umowami i zaświadczeniami, ale i zmianą w systemie komunikacji operacyjnej przedsiębiorstw. Dużo większe zainteresowanie było automatyzacją procesów związanych z zamówieniami czy wymianą dokumentów między klientami niż systemami obiegu dokumentów wewnątrz firmy – mówi Jakub Czyżykowski z firmy Sente.

WEBINAR LIVE Polskiej Fundacji Przedsiębiorczości możecie oglądać na Facebooku portalu wSzczecinie.pl w co drugi czwartek o godzinie 11:00.